Confira as principais dicas para evitar atrasos e distrações, garantindo que a sua empresa terá daqui para frente, somente reuniões online produtivas.
Com a pandemia e a necessidade do isolamento social, todos precisamos nos adaptar à nova realidade. Uma das principais mudanças que o último ano trouxe foi o home office. Apesar de muitas pessoas e empresas já serem adeptas, em 2020 o número de trabalhadores que passaram a realizar suas atividades profissionais de casa cresceu exponencialmente.
Consequentemente, aumentaram também a quantidade de reuniões online. Até hoje podemos encontrar vídeos que viralizaram nas redes sociais com algumas gafes que aconteceram nesses encontros na internet. Se você não quer cometer nenhuma delas e ainda deseja que seus encontros profissionais pela internet sejam mais eficazes, separamos a seguir algumas dicas para garantir que você só tenha reuniões online produtivas no futuro.
Se você já tinha esse costume antes de reuniões presenciais, saiba que também é importante se preparar com antecedência para uma reunião online. Anote todos os assuntos que podem ser pauta da reunião e verifique em quais deles você pode colaborar. Dessa forma, se sua opinião for solicitada, você sempre estará pronto (a).
Quando chegar a hora de definir qual roupa você vai usar durante a reunião, pense em quais peças você escolheria caso o encontro fosse presencial. Afinal, não é porque a reunião é online que ela deve ser menos formal. O mesmo serve para cabelo, barba e maquiagem. Lembre-se que é fundamental estar bem cuidado para transmitir uma boa impressão.
Outra dica importante que deve ser levada em consideração durante a escolha da roupa é verificar se as peças escolhidas contrastam com o fundo que aparecerá atrás de você no vídeo. Dessa forma, você garante que os participantes da reunião poderão te ver com clareza.
É claro que problemas técnicos sempre podem acontecer. Mas se você deseja ter reuniões online produtivas, existem formas de se prevenir contra eles. A seguir, mostramos algumas sugestões do que você deve fazer antes da reunião para evitar atrasos e problemas com os equipamentos:
Mesmo em reuniões online, a pontualidade é fundamental. Afinal, um atraso afeta não apenas a sua agenda, mas a de todos os participantes do encontro. Mas isso não vale apenas para o início das reuniões. Pela mesma razão, também é importante manter a objetividade e encerrar a conferência no horário combinado. Lembre-se de que todos tem compromissos para cumprir e que esses atrasos podem prejudicá-los.
Durante uma conferência online, podem surgir mais distrações do que em encontros presenciais. Manter o foco pode ser um pouco difícil, mas é essencial para ter reuniões online produtivas. Para isso, evite navegar na internet e acessar as redes sociais. Valorize o tempo de todos os presentes e preste atenção no que cada um dos participantes está dizendo.
E se você mora com outras pessoas, escolha um local silencioso para fazer a reunião. Além disso, lembre-se de passar o horário do seu compromisso com antecedência e avisar que durante esse período, você não pode ser interrompido.
Uma das principais dicas para ter reuniões online produtivas é desabilitar o microfone. Ao manter o microfone desativado, quando você não está com a palavra, é possível garantir que nenhum barulho da sua casa interfira no encontro. Afinal, por mais silencioso que o seu lar possa estar, até mesmo o som dos carros passando na rua ou dos cachorros do vizinho latindo podem ser capturados pelo microfone.
Vale ressaltar que a câmera também pode ser desabilitada em determinados momentos. Até porque, se você fizer isso, consegue aumentar a qualidade da internet. Porém, em algumas reuniões essa ação não é indicada. Não se esqueça de que as expressões faciais podem ser fundamentais para garantir que o que você está dizendo seja interpretado da maneira correta.
Essa é uma sugestão que vale para todos os participantes e que pode ser decisiva para garantir que as reuniões sejam de fato produtivas. Anotar os principais temas debatidos, bem como as próximas ações que devem ser realizadas, é essencial para assegurar que nada importante será esquecido.
Com todas essas dicas, esperamos que você e sua equipe consigam ter mais reuniões online produtivas. Afinal, quando esses encontros são feitos da maneira correta, eles permitem uma maior conexão entre as pessoas, com o surgimento de inúmeras ideias. Sem falar que, mesmo após a pandemia, a tendência é de que essas reuniões à distância continuem acontecendo. Sendo assim, quem se adaptar melhor a elas, terá uma vantagem competitiva no mercado de trabalho.
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